La conservazione delle fatture elettroniche avviene seguendo le modalità stabilite dal DPCM del 3 dicembre 2013 e dal Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014. La conservazione di tali documenti, così come previsto per gli altri contenuti da conservare con forza legale, deve avvenire quindi attraverso uno dei formati contemplati nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri.
Ai fini tributari, i documenti informatici importanti devono avere delle caratteristiche ben definite: immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Questi inoltre devono essere conservati in uno dei tanti formati consigliati; potrebbe anche essere scelto un formato diverso da quelli previsti dalla legge, ammesso che il soggetto responsabile della conservazione delle fatture spieghi la sua scelta nel Manuale della Conservazione dei Documenti Digitali.
A tal proposito, dobbiamo fare alcune precisazioni sull’utilizzo della Pec come strumento idoneo alla conservazione di tali documenti. La posta elettronica certificata, infatti, è limitata solo all’avvenuta ricezione di un’e-mail: tale attestazione però non riguarda il contenuto dell’atto e degli eventuali allegati annessi. La Pec inoltre non è capace di riprodurre la fattura elettronica o qualsiasi altro tipo di atto mantenendone nel tempo la validità giuridica. In sostanza, dunque, pur essendo un ottimo strumento complementare nella trasmissione della fatturazione elettronica, attualmente l Pec non può assicurarne la conservazione.
Ad ogni modo, qualora il contribuente avesse dei problemi limitati esclusivamente alla conservazione della fattura elettronica (in quanto alla predisposizione e all’invio della stessa ha già provveduto), l’Agenzia delle Entrate ha disposto un servizio apposito, completamente gratuito, che permette al cittadino di conservare questo tipo di documenti nei modi previsti dalla legge. Per usufruire del servizio è richiesta la sottoscrizione di un accordo di adesione della durata di 3 anni che, salvo disdetta, sarà rinnovato in modo automatico per altre 3 annualità. L’Amministrazione assicura la conservazione delle fatture elettroniche per 15 anni a partire dall’attimo preciso in cui il contribuente o un suo delegato, abbia ricevuto il documento di avvio del servizio.
Ricordiamo infine che la conservazione della fattura elettronica deve essere attivata entro 3 anni dalla presentazione della dichiarazione dei redditi. Pertanto, le fatture emesse nel 2019 devono essere conservate elettronicamente non oltre il 31 gennaio 2021.